Как правильно заполнить бланк путевого листа легкового автомобиля

0
152

Если не знаете, как правильно заполнять путевой лист легкового автотранспорта, обратите внимание на представленный материал. В нем мы подробно расскажем о каждом пункте документа и обратим внимание на особые моменты.

Зачем заполнять путевой лист на легковой автомобиль

Путевой лист легкового автомобиля оформляется для исчисления зарплаты водителей и определения затрат ГСМ, но, кроме того, существуют и иные моменты необходимости формирования этого документа. Бухгалтеры заполняют путевой лист легкового автомобиля для того, чтобы:

  • рассчитать заработную плату водителя и надбавки к ней за разъездной характер работы;
  • оформить на документальной основе расходы при командировке — использованные ГСМ и затраты на стоянку;
  • подтвердить компенсацию, выплаченную работнику при использовании своего автомобиля в трудовой деятельности;
  • констатировать действительность сделки по транспортировке груза.

Форма путевого листа легкового автомобиля

Бланк путевого листа закреплен Постановлением Госкомстата РФ от 28.11.1997 г. №78, однако он обязателен к использованию только автотранспортными компаниями. Другие юридические лица и ИП могут разработать свой собственный бланк, который нужно закрепить в учетной политике. Главное при этом — включить в документ все обязательные реквизиты, указанные в п. 3 ч. II Приказа Минтранса РФ от 18.09.2008 г. №152. Также в бланк путевого листа легкового автомобиля можно включить дополнительные графы или реквизиты, необходимые для отражения особенностей деятельности организации.

Самостоятельно разработанный бланк должен соответствовать требованиям, предъявляемым к первичным бухгалтерским документам (ст. 9 гл. 2 Федерального закона РФ от 06.12.2011 г. №402-ФЗ).

Как правильно заполнить путевой лист легкового автомобиля

В 2017 году были внесены некоторые изменения в правила заполнения путевых листов на легковой автотранспорт. Рассмотрим более подробно правила и шаги заполнения реквизитов данного документа:

  1. наименование — Путевой лист легкового автомобиля;
  2. номер — проставляется в хронологическом порядке, начиная с 1. Блок с чистыми бланками путевых листов нумеруется на каждый год;
  3. информация о сроке действия документа — проставляется конкретная дата путевого листа (если выписывается на один день) или период его использования (при заполнении на срок больше 1 дня);
  4. данные владельца транспортного средства — сведения о юридическом лице (наименование, адрес, номер телефона) или физическом лице (ФИО, адрес регистрации, номер телефона);
  5. информация о транспортном средстве — сведения, непосредственно относящиеся к легковому автомобилю, в том числе марка автомобиля, государственный номерной знак, гаражный номера;
  6. сведения о водителе — в данном блоке необходимо указать ФИО водителя, его табельный номер, номер удостоверения, класс, лицензионную карточку, регистрационный номер;
  7. информация, касающаяся выезда и заезда ТС — включает в себя разнообразные сведения, в том числе время выезда и возвращения в гараж, техническое состояние автомобиля на конкретную дату, показания спидометра, количество и движение горючего, отметки об опозданиях или ожиданиях, а также подписи водителя и механика;
  8. сведения о прохождении водителем предрейсового и послерейсового медосмотра — проставляются уполномоченным врачом;
  9. маршрут следования легкового автомобиля — подробное его описание размещается на оборотной стороне бланка путевого листа. Согласно Письму Росстата от 03.02.2005 г. № ИУ-09-22/257 маршрут необходимо записывать непосредственно по всем пунктам следования. Важный момент: согласно Письму Минфина РФ от 20.02.2006 г. № 03-03-04/1/129, если в путевом листе нет конкретной расшифровки маршрута следования транспортного средства, расходы ГСМ нельзя признавать в учете. Однако Постановлением Арбитражного суда Поволжского округа от 24 апреля 2015 г. № Ф06-23360/2015 вынесено решение о том, что отсутствие маршрута не свидетельствует о том, что автомобиль не использовался в служебных целях.

Поскольку мнения государственных органов в этом вопросе расходятся, лучше все же указывать конкретный маршрут следования во избежание конфликтной ситуации с налоговыми органами;

  1. иная информация — другие реквизиты и графы, не содержащиеся в типовом бланке путевого листа, но необходимые организации для отражения работы водителей

Образец заполнения бланка путевого листа легкового автомобиля выглядит так:

Все оформленные путевые листы должны фиксироваться в специальном журнале учета этих документов. Унифицированной формы журнала не существует, а потому хозяйствующий субъект может разработать его форму самостоятельно, опираясь на форму №8, утвержденную Постановлением Госкомстата от 28.11.1997 г. №78.