Маршрут путевого листа

0
143

В путевом листе в обязательном порядке необходимо отражать маршрут передвижения транспортного средства. Это нужно для того, чтобы подтвердить расход ГСМ, который затем можно будет списать при исчислении налога на прибыль.

Для чего маршрут в путевом листе

В Приказе Минтранса РФ от 18.09.2008 г. № 152 содержится перечень обязательных реквизитов путевого листа, в который не включается маршрут следования автомобиля. Однако его необходимо вносить в документ с той целью, чтобы подтвердить затраты на содержание транспортного средства и налоговые органы приняли их к учету.

Кроме того, судебные органы также согласны с позицией ФНС, а потому считают внесение маршрута в путевой лист обязательным действием.

Где указать маршрут в путевом листе

Для каждого транспортного средства необходимо оформлять свой путевой лист, шаблоны которого закреплены в Постановлении Госкомстата РФ от 28.11.1997 г. № 78. Эти бланки являются унифицированными формами, обязательными к применению только автотранспортными предприятиями. Остальные хозяйствующие субъекты могут разработать собственную форму путевого листа с включением в него обязательных реквизитов, в том числе и маршрута передвижения транспортного средства.

Маршрут указывается на оборотной стороне путевого листа (если используется унифицированная форма) либо в специально отведенных для этого графах (если используется собственная форма). Образец заполнения маршрута путевого листа можно посмотреть ниже

Как заполнить маршрут в путевом листе

При заполнении маршрута в путевом листе необходимо ориентироваться на такие важные моменты:

  1. при указании начальной и конечной точки каждого отрезка маршрута необходимо отражать информацию максимально подробно. Об этом свидетельствует Постановление ФАС Восточно-Сибирского округа от 16.07.2010 г. № А33-10451/2009;
  2. в маршруте следует указывать не только точный адрес, но и наименование клиента (заказчика, контрагента) или же название мероприятия и т.п. Данные сведения можно проставлять в скобках после основной информации.

Пример:
Место отправления  — г. Санкт-Петербург, ул. Пионерская, д. 44 (АО «Завод «Энергия»), место назначения — г. Москва, ул. Долгоруковская, д. 6 (ООО «Альфа»);

  1. если транспортное средство используется в пределах одного населенного пункта, необходимо указывать каждый адрес, куда ездил водитель. Кроме того, необходимо прописывать время выбытия и прибытия по конкретному адресу, а также километраж по отрезкам и всему маршруту в целом;
  2. нельзя писать при заполнении маршрута путевого листа какие-либо общие фразы, например, «поездка по городу» или «по заданию руководителя». Такие записи не являются подтверждением деловой цели поездок, а потому при их наличии налоговые органы могут не признать затраты на ГСМ;
  3. если расходы на ГСМ не признаются затратами, то налоговые органы могут включить их в доходы водителя. Согласно Письму Минфина РФ от 11.07.2014 г. № 03-04-05/28243 на такой доход необходимо начислить НДФЛ и страховые взносы. Этот подход применяется и в том случае, когда путевые листы на транспортное средство вообще не оформляются в организации;
  4. если в путевых листах часто повторяются пункты в маршрутах, к ним можно применить сокращения, с помощью которых уменьшается оборотная сторона документа. Данные сокращения обязательно должны утверждаться приказом руководителя.

Пример:

При поездках в банк в путевом листе можно указывать «Банк», а если расчетные счета открыты в нескольких кредитных организациях, можно использовать нумерацию — «Банк № 1», «Банк № 2»;

  1. при отсутствии в путевом листе точного маршрута налоговые органы могут признать затраты ГСМ как необоснованные. Организация может попытаться доказать, что расходы имеют производственное значение. Согласно Постановлению Арбитражного суда Поволжского округа от 24.04.2015 г. № Ф06-23360/2015 маршрут следования транспортного средства можно подтвердить иными документами:

— отчетом об эксплуатации транспортного средства;

— картами;

— сопроводительной документацией или товарно-транспортными накладными, в которых указываются адреса покупателей или поставщиков.