Путевой лист: что такое, для чего используется, правила составления

0
114

Для учета рабочего времени водителя, отражения маршрута следования автотранспорта и обоснования расходов ГСМ в налоговом учете компаниям необходимо использовать особый учетный регистр — путевой лист. Мы ответим на вопросы о том, какой бланк путевого листа следует применять, как его правильно заполнить и какие основные особенности необходимо учесть при формировании этого документа.

Самостоятельная разработка бланка путевого листа

Законодательством РФ предусмотрено, что организациям разрешается применять бланки путевых листов, созданных и утвержденных Госкомстатом, или же самостоятельно разрабатывать форму этого документа. При втором варианте необходимо обязательно утверждать принятую форму и закреплять ее в учетной политике хозяйствующего субъекта.

При самостоятельной разработке бланка путевого листа в нем следует отражать все реквизиты, которые по законодательству обязательно должны присутствовать в данном документе. Они указаны в Приказе Минтранса от 18.09.2008 г. № 152, в который были внесены изменения Приказом Минтранса от 18.01.2017 г. № 17. Согласно новому законодательному акту установлена обязанность дополнительно указывать время и дату осуществления предрейсового контроля технического состояния транспортного средства. Кроме того, в бланк путевого листа были внесены изменения Приказом Минтранса от 07.11.2017 г. № 476, которые также следует учитывать.

Все принятые поправки должны своевременно учитываться при создании бланка путевого листа, и для этого следует своевременно обновлять программное обеспечение.

Особенности заполнения бланка путевого листа

Бланки путевого листа имеют некоторые особенности, среди которых такие нюансы:

  • путевой лист разрешается выписывать как на один, так и на несколько дней, причем максимальный период составляет один месяц;
  • при эксплуатации автотранспорта посменно несколькими сотрудниками путевой лист оформляется отдельно на каждого водителя. Для правильного учета маршрута следования время выезда и начальные показания счетчика отражаются в путевом листе первого водителя, а время заезда и конечные показания счетчика указываются в путевом листе последнего водителя;
  • автотранспортные компании в обязательном порядке должны оформлять путевые листы на каждый день. Исключением являются моменты, когда водитель направляется в командировку, и тогда он должен отразить подробный маршрут следования с указанием конкретных дат;
  • бланк путевого листа используется вне зависимости от того, в аренде автотранспортное средство или в собственности;
  • для учета бланков путевых листов применяется специальный журнал, в котором регистрируются сформированные документы;
  • все путевые листы должны храниться в компании не менее 5-ти лет, поскольку в случае их отсутствия налоговые органы наложат на организацию штраф в размере 10 тыс. руб. из-за грубого нарушения правил учета;
  • если водитель осуществляет перевозку груза или пассажиров без путевого листа, его, согласно ст. 12.3 КоаП РФ, могут оштрафовать на 500 руб.;
  • при неправильном оформлении путевого листа предусмотрены штрафные санкции, а именно при отсутствии отметки о медосмотре штраф для организации составляет 30 тыс. руб., для должностного лица — 5 тыс. руб.

Если сотрудник использует личный автомобиль при осуществлении трудовых обязанностей, ему положена компенсация. Кроме того, на такой транспорт обязательно должен оформляться путевой лист.

Правила заполнения бланка путевого листа

Заполнение путевого листа основывается на нескольких основных моментах:

  1. автомобиль перед выездом и после заезда проверяется специалистом, отвечающим за эксплуатацию транспортного средства;
  2. после этого проверяется путевой лист на предмет правильности и достоверности оформления;
  3. дата и время медосмотров проставляется медработником, ответственным за осуществление данной операции;
  4. все графы, содержащиеся в бланке путевого листа, обязательны к заполнению. Если какие-либо из них не нужны компании, она может разработать собственный бланк с исключением этих граф (если они не являются обязательными согласно законодательству РФ).

Образец бланка путевого листа

Типовой образец бланка путевого листа для легкового автотранспорта содержится в Постановлении Госкомстата РФ «Об утверждении унифицированных форм первичной документации…» от 28.11.1997 г. № 78.

Данный бланк в формате Excel можно скачать здесь.