Расход ГСМ в путевом листе

0
108

В путевом листе обязательно должна содержаться информация о расходе ГСМ. Она позволяет списать затраты в налоговом учете при расчете налогооблагаемой базы по прибыли.

Как отразить сведения о расходе топлива в путевом листе

Сведения о расходе ГСМ не входят в перечень обязательных реквизитов, утвержденных Приказом Минтранса РФ от 18.09.2008 г. № 152, однако их необходимо вносить для упрощения расчета потраченного горючего. В унифицированном бланке путевого листа содержатся 3 графы, предназначенные для отражения движения ГСМ. В них необходимо указать:

  • остаток ГСМ на начало рейса;
  • количество ГСМ, купленное в течение рейса;
  • остаток ГСМ на конец рейса.

На основе арифметических действий с данными показателями рассчитывается расход ГСМ по нормативу и фактически. Просмотреть образец путевого листа с показаниями ГСМ можно ниже:

Если при использовании самостоятельно разработанного путевого листа не указываются показатели ГСМ, то расход топлива исчисляется исходя из норм Минтранса.

Расходы по ГСМ не нужно принимать к налоговому учету, если сотруднику выплачивается компенсация за использование личного транспорта. Об этом указано в Письме Минфина РФ от 10.04.2017 г. №03-03-06/1/21050. Такую компенсацию разрешается списывать только в пределах установленных нормативов, о чем указано в Постановлении Правительства РФ от 08.02.2002 г. № 92. Считается, что затраты на ГСМ уже включаются в компенсацию работнику за личный транспорт, а потому повторное их использование в налоговом учете является нарушением.

Нормы расхода ГСМ для оформления путевого листа

Налоговым законодательством РФ не установлены требования о нормировании затрат ГСМ, а потому организации имеют право признавать их в полном объеме или же устанавливать свои нормативы. Однако при расчете налога на прибыль следует учитывать только обоснованные расходы, подтверждаемые документально, к примеру, сведениями о контрольных замерах. Если признавать в налоговом учете расходы ГСМ по установленным нормам, то особых сложностей с их обоснованием не возникнет. Показатели по нормативам содержатся в Распоряжении Минтранса РФ от 14.03.2008 г. №АМ-23-р. (в редакции от 14.07.2015 г. № НА-80-р.).

Данные нормы расхода ГСМ являются базовыми и зависят от типа транспортного средства и мощности его двигателя. Нормы установлены как для дизельного, так и для бензинового топлива, а, кроме того, для сжатого природного и сжиженного нефтяного газа. Пример норм расхода ГСМ представлен в следующей таблице:

Модель, марка, модификация автомобиля Базовые нормы, л/100 км Вид топлива
ГАЗ-2310 «Соболь» (ЗМЗ-40522-4L-2,464-145-5М) 14,7 Б
ГАЗ-2704 «Фермер» г/п (ГАЗ-560-4L-2,134-95-5М) 11,9 Д
ГАЗ-2943 «Фермер» (ЗМЗ-402-4L-2,445-100-4М) 16,7 Б
ГАЗ-3302 (ЗМЗ-405220-4L-2,464-145-5М) 15,3 Б
ГАЗ-330210 «Газель» (ЗМЗ-4026.10-4L-2,448-100-5М) 16,0 Б
ГАЗ-33027 «Газель» (ЗМЗ-4026.10-4L-2,445-100-5М) 17,0 Б
ГАЗ-3302 «Газель» (ЗМЗ-4063.10-4L-2,3-110-5М) 15,5 Б

Полную информацию можно изучить по этой таблице.

Кроме того, Минтрансом установлены различные надбавки к разработанным базовым нормативам, и организациям выгоднее применять сразу несколько коэффициентов, поскольку их разрешено суммировать. Данный момент позволяет списывать больше расходов на ГСМ. К примеру, можно применять надбавки за работу в зимнее время или использование кондиционера в летний период.

Повышающий коэффициент в размере 5% применяют для транспорта, прошедшего более 100 тыс. км. или эксплуатировавшегося более 5 лет. Коэффициент в размере 10% используют для транспорта, применявшегося более 8 лет или проехавшего более 150 тыс. км.

Для технологического транспорта максимальный коэффициент составляет 20%, и его можно применять к технике, перемещаемой не по дорогам, а по производственным территориям или промышленным площадкам. К таким транспортным средствам относятся экскаваторы, погрузочные машины, строительные краны, бурильные каретки, комбайны и т.д. Кроме того, повышающие коэффициенты разработаны также для населенных пунктов и городов, к примеру, если численность населенного пункта от 1 до 5 млн. человек, то норма списания ГСМ может быть увеличена на 25%. О надбавках в других городах можно посмотреть в следующей таблице:

Численность населенного пункта, чел. Максимальная надбавка, %
Свыше 5 млн. 35
От 1 до 5 млн. 25
От 250 тыс. до 1 млн. 15
От 100 до 250 тыс. 10
До 100 тыс. 5

Есть надбавки, которые не разрешается применять одновременно, о чем указано в Методических рекомендациях из Распоряжения Минтранса № АМ-23-р.

Расход ГСМ по норме и факту в путевом листе

При определении своих нормативов расхода ГСМ лучший вариант — воспользоваться фактическими данными из путевого листа об израсходованных ГСМ. Для расчета количества ГСМ нужно израсходованные литры разделить на пройденный километраж и умножить на 100. Данное действие позволяет определить, сколько нужно литров ГСМ для прохождения 100 км. пути.

Пример

Водитель Сидоров С.И. проехал 1500 км. и потратил 180 л. бензина. Следовательно, на 100 км. пути ему нужно 180 л. : 1500 км. * 100 км. = 12 л.

Для расчета можно использовать формулу, рекомендованную Минтрансом для легкового транспорта:

Нормативный расход горючего в литрах на 100 км = 0,01 * Базовая норма * Пробег автомобиля, км * 1 + 0,01 * поправочный коэффициент (суммарная относительная надбавка или снижение) к норме, %

Для грузовиков формула расчета ГСМ выглядит следующим образом:

= 0,01 * (Hsan x S + Hw x W) * (1 + 0,01 * D)

где — нормативный расход ГСМ, л;

S — пробег авто, км;

Hsan — нормы расхода ГСМ на пробег авто в снаряженном состоянии без груза;

Hw — нормативный расход на транспортную работу, л/100 т * км;

W — объем транспортной работы, т * км (W = Gгр * Sгр, где Gгр — масса груза, т, Sгр — пробег с грузом, км);

D — поправочный коэффициент (суммарная относительная надбавка или снижение) к норме, %.

Для вычисления нормы расхода ГСМ на пробег транспортного средства в снаряженном состоянии без груза нужно использовать следующую формулу:

Hsan = Hs + Hg * Gnр, л/100 км

где Hs — базовый расход ГСМ на пробег авто (тягача) в снаряженном состоянии, л/100 км (Hsan = Hs, л/100 км, для одиночного автомобиля, тягача);

Hg — нормы на дополнительную массу прицепа или полуприцепа, л/100 т * км;

Gnр — собственная масса прицепа или полуприцепа, т.

Пример

Базовый норматив ГСМ грузовика без прицепа составляет 25 л. на 100 км. Машина с грузом прошла 132 км. Поправочный коэффициент не используется. Норма расхода ГСМ указывается в путевом листе в размере [0,01 * (25*132) * (1 + 0,01)] = 33 л.

Если по путевому листу израсходовано по факту больше, чем установлено нормой — возникнет перерасход топлива, при обратной ситуации — экономия.

Важно! Если водитель за один день заправил или израсходовал топлива больше, чем вмещает бак, это вызовет некоторое подозрения у налоговиков. В качестве аргументации можно привести объяснение, что водитель заправлялся несколько раз за смену и ездил на дальние расстояния (указано в маршруте следования транспортного средства). В такой ситуации должно быть представлено несколько чеков на покупку ГСМ с разницей по времени. При наличии только одного чека можно указать, что ГСМ был залит в канистру.

При нестыковках по ГСМ обязательно нужно брать с водителя объяснительную записку в произвольной форме, чтобы налоговая инспекция не исключила затраты горючего из налогового учета и не доначислила налог на прибыль, штраф и пеню.