Является ли путевой лист бланком строгой отчетности?

0
154

Иногда у бухгалтеров возникает вопрос: являются ли путевые листы бланками строгой отчетности и нужно ли вести их учет? Рассмотрим данный момент более детально и дадим ответ на этот вопрос.

Относится ли путевой лист к бланкам строгой отчетности (БСО)

Путевой лист представляет собой первичный документ, необходимый для учета пробега транспортного средства, списания ГСМ, начисления зарплаты водителю и фиксации маршрута передвижения. Данный документ не является бланком строгой отчетности, в связи с чем на него не распространяются правила хранения, выдачи и уничтожения, как для БСО.

Отметим, что БСО — документ, используемый при расчетах с покупателями, и он заменяет стандартный кассовый чек. В соответствии с Федеральным законом «О применении ККТ» от 22.05.2003 г. № 54-ФЗ бланк строгой отчетности формируется в электронном виде и распечатывается на онлайн-кассе. Таким образом, можно сказать о том, что понятие бланка строгой отчетности в бухгалтерском учете несколько шире. Их перечень зависит от того, к какой организационно-правовой форме относится компания.

К примеру, для коммерческих организаций бланками строгой отчетности считаются документы, отражаемые на забалансовом счете 006:

  • квитанции;
  • удостоверения;
  • товарно-сопроводительная документация и др.

В соответствии с п. 118 Инструкции к Единому плану счетов определены условия, в соответствии с которыми документы относятся к БСО:

  • бланк должен быть утвержден на законодательном уровне или организацией;
  • бланк должен содержать номер и серию, а также обладать определенной степенью защиты от подделки;
  • для БСО устанавливается конкретный порядок учета и хранения, к примеру, для трудовых книжек такой порядок регламентирован Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 г. № 225.

Путевые листы не соответствуют установленным условиям, а потому они не относятся к бланкам строгой отчетности.

Требования, предъявляемые к путевым листам

Путевые листы можно оформлять на унифицированных бланках, утвержденных Постановлением Госкомстата РФ от 28.11.1997 г. № 78. Отметим особо важные моменты:

  1. документы необходимо заполнять в любом случае — арендовано транспортное средство или находится в собственности;
  2. нетранспортным компаниям не обязательно использовать унифицированные формы путевых листов. Они имеют право разработать собственные шаблоны, в которые должны включить обязательные реквизиты (Приказ Минтранса от 18.09.2008 г. № 152);
  3. для учета оформленных путевых листов следует вести специальный журнал, по которому можно проследить:- кому и когда были выданы путевые листы;

    — вовремя ли были сданы документы;

  4. при допущении ошибок в журнале учета необходимо их исправить законным способом, то есть без подчисток или использования корректирующей жидкости;
  5. путевые листы необходимо оформлять в одном экземпляре и хранить в течение 5-ти лет;
  6. ответственность за оформление и хранение путевых листов несут руководители организаций и должностные лица, ответственные за их оформление.

Образец путевого листа

Ниже представлен образец путевого листа, составленного в произвольной форме: