Что такое 6-НДФЛ

0
99

Все компании, а так же индивидуальные предприниматели, осуществляющие свою деятельность посредством привлечения наемных рабочих, или пользующиеся услугами сторонних физических лиц, обязаны информировать об этом государственные органы. Для этого происходит формирование отчетности по подоходному налогу сотрудников 6-НДФЛ, в которой указываются все удержанные с физических лиц налоги. . Форма отчетности 6-НДФЛ предоставляется ежеквартально в органы ФНС.

 

6-НДФЛ

 

Форма отчетности 6-НДФЛ «Расчет сумм НДФЛ, исчисленных и удержанных налоговым агентом» является обязательным документом ежеквартальной отчетности с 1 января 2016 года. Форма должна предоставляться в налоговые органы всеми юр лицами, использующих труд наемных рабочих.

Структура формы 6-НДФЛ близка к декларации, но фактически это расчеты, произведенные налоговыми агентами. Содержание документа полностью регламентируется главой 80 Налогового кодекса РФ. В этом документе ИП или организация производит расчет суммы начисленного налога своих сотрудников в соответствии с указанным периодом времени и доходом, полученным в этот же период. Документ утвержден Приказом Федеральной налоговой службы РФ от 14 октября 2015 года NoММВ-7-12/450@  и официально зарегистрирован Минюстом РФ 30 октября 2015 года No395578.

Однако, помимо новой ежеквартальной формы отчетности, все компании и ИП обязаны один раз в год предоставлять в налоговые службы справку по форме 2-НДФЛ, которая отображает налоговые отчисления каждого отдельно взятого сотрудника.

Форма отчетности 6-НДФЛ имеет ряд особенностей:

  • совмещает числовую и календарную информацию;
  • справка содержит не только информацию за квартал, но также за полгода, 9 месяцев и год.
  • Форма 6-НДФЛ состоит из титульного листа и двух разделов: 1 «Обобщенные показатели» и 2 «Даты и суммы фактически полученных доходов и удержанного налога на доходы физических лиц».

 

Отличие 6-НДФЛ от других форм отчетности по НДФЛ

 

По дате начала применения форма отчетности 6-НДФЛ является самой новой. Она отличается от других отчетных форм, одновременно, являясь качественным дополнением к ним. Чтобы понять все отличительные стороны 6-НДФЛ, необходимо ознакомиться с остальными формами отчетности по НДФЛ:

  1. 1-НДФЛ – это специальная карта, которая позволяет вести учет дохода и подоходного налога. С 2011 года является не обязательной к предоставлению в ФНС, однако, ввиду простоты её заполнения, часто используется именно такая форма отчетности.
  2. 2-НДФЛ – это документ, который содержит информацию об источниках дохода физического лица, заработной плате и удержанных налогах. Форма отчетности 2-НДФЛ выдается работодателем за определенный отчетный период (как правило за 1 год).
  3. 3-НДФЛ – это справка для физических лиц, которые имеют дополнительные источники дохода, помимо заработной платы на основном месте работы.
  4. 4-НДФЛ – форма отчетности для юридических лиц, содержащая информацию о планируемых доходах. Необходима для расчета авансовых платежей.
  5. 5-НДФЛ – это сводный отчет налоговых служб, основанный на статистических данных. Такая форма отчетности позволяет органам ФНС контролировать налоговые отчисления по регионам.

Каждая из этих форм отчетности необходима для разных видов налоговых операций. Форма 6-НДФЛ помогает структурам производить контроль налоговых отчислений своих сотрудников.

 

Кто составляет документ

 

Обязанность по составлению и сдаче отчета лежит на всех организациях  и ИП, которые признали себя налоговыми агентами на основании положений статьи 226 Налогового кодекса РФ.

Расчет представляется:

  • Организациями, зарегистрированных на территории РФ — в налоговую инспекцию по месту своего учета;
  • Организациями, зарегистрированных на территории РФ, и имеющих обособленные подразделения, — в налоговую инспекцию по месту учета головной организации и местах нахождения дочерних подразделений (в отношении физических лиц, получивших доходы от обособленных подразделений);
  • ИП — в налоговую инспекцию по месту осуществления деятельности в соответствии с налоговыми режимами в виде уплаты ЕНВД и ПСНО;
  • крупнейшими налогоплательщиком — в налоговую инспекцию по месту постановки на учет в качестве крупнейшего налогоплательщика, или в налоговую инспекцию по месту регистрации такого налогоплательщика по соответствующему обособленному подразделению (отдельно по каждому дочернему предприятию).

 

Сроки сдачи формы отчетности 6-НДФЛ

Не смотря на то, что справка 6-НДФЛ является документом ежеквартальной отчетности, существуют временные различия заполнения 1го и 2го разделов.

В 1-ом разделе «Обобщенные показатели» суммируются показатели за следующие периоды:

  • 1й квартал (3 месяца);
  • 6 месяцев (полугодие);
  • 9 месяцев;
  • 12 месяцев (1 год).

Во 2-ом разделе «Даты и суммы фактически полученных доходов и удержанного налога на доходы физических лиц» отчетность ведется следующим образом:

  • 1й квартал;
  • 2й квартал;
  • 3й квартал;
  • 4й квартал.

Если численность наемных рабочих в компании достигает менее 25 человек, форму отчетности 6-НДФЛ можно предоставлять в налоговые органы в письменном виде. При большом штате сотрудников документ сдается на электронном носителе.

 

Законодательная основа

 

Основанием для заполнения расчета 6-НДФЛ является регистр налогового учета (п. 1 ст. 230 НК РФ), в котором отражены:

  • начисленные и выплаченные налоговым агентом налоги с доходов физических лиц;
  • предоставленные сотрудникам справки налоговых вычетах;
  • исчисленные и удержанные налоги.

Применяются специальные коды — справочники «Коды доходов», «Коды вычетов», утвержденные приказом ФНС России от 10 сентября 2015 года No МВ-7-11/387@ «Об утверждении кодов видов доходов и вычетов».

При заполнении формы отчетности 6-НДФЛ не допускается:

  • исправление ошибок с помощью корректирующих или других средств, аналогичного свойства;
  • двусторонняя печать Расчета на бумажном носителе;
  • соединение листов Расчета, приводящее к порче бумажного носителя.

 

Общие правила заполнения формы 6-НДФЛ

 

Существует ряд общих требований к заполнению документа в целом:

  • текстовые и числовые поля формы расчета заполняются слева направо, начиная с крайней левой ячейки, либо с левого края поля, отведенного для записи значения показателя;
  • если показатели соответствующих разделов расчета не могут быть размещены на одной странице, заполняется необходимое количество страниц. Итоговые данные отражаются только на последней странице;
  • поле «Номер страницы» заполняется на каждой странице расчета и имеет сквозную нумерацию, начиная с Титульного листа. Порядковый номер страницы записывается слева направо, начиная с первого (левого) знакоместа. Например, на первой странице ставится — «001»; на десятой странице — «010»;
  • расчет заполняется чернилами черного, фиолетового или синего цвета;
  • в случае отсутствия значения по суммовым показателям указывается ноль («0»);
  • в незаполненных знакоместах в правой части поля проставляется прочерк;
  • дробные числовые показатели заполняются следующим образом: в случае если знакомест для указания дробной части больше, чем цифр, то в свободных знакоместах соответствующего поля ставится прочерк. Например: сумма исчисленного дохода заполняется по формату: 15 знакомест для целой части и 2 знакоместа для дробной части и, соответственно, при количестве в размере «1234356.50» они указываются как: «1234356———.50».
  • код ОКТМО указывается в соответствии с «Общероссийским классификатором территорий муниципальных образований» ОК 033-2013 (ОКТМО), утвержденном Приказом Росстандарта от 14.06.2013 № 159-ст. налоговые агенты указывают код того муниципального образования на территории которого находится организация или обособленное подразделение организации;
  • ИП, нотариусы, занимающиеся частной практикой, адвокаты, учредившие адвокатские кабинеты и другие лица, занимающиеся частной практикой, и признаваемые налоговыми агентами, указывают код по ОКТМО по месту жительства;
  • налоговые агенты — индивидуальные предприниматели, которые состоят на учете по месту осуществления деятельности с применением системы налогообложения в виде единого налога на вмененный доход для отдельных видов деятельности и (или) патентной системы налогообложения указывают код по ОКТМО по месту учета индивидуального предпринимателя в связи с осуществлением такой деятельности;
  • каждая страница заверяется подписью налогового агента или его представителя и указывается дата подписания расчета.
Образец заполнения Титульного листа декларации 6-НДФЛ в 2018 году

 

Заполнение первого раздела

 

В данном разделе все величины по доходам и НДФЛ вносятся поквартально и суммируются между собой:

  • начинать заполнение нужно 010 строки, в которой указывается налоговая ставка, взятая за основу расчетов на конкретном листе;
  • в строках 020 и 025 при расчете суммируются суммы доходов и дивидендов, полученных сотрудниками организации по текущему ОКТМО;
  • в строке 030 указывается сумма всех налоговых вычетов;
  • в строку 040 помещают значение всех налогов, исчисляемых с суммы доходов, а в 045 – значение всех налогов, исчисляемых с дивидендов;
  • в 050 строке указывается фиксированный аванс (если он предусмотрен);
  • в строке 060 указывается общее количество сотрудников, а в строке 070 – их суммарный доход. Далее подводятся итоги расчетов по всем листами;
  • строки 080 и 090 содержат информацию о неудержанных или возвращенных налогах.

 

Заполнение второго раздела

 

В разделе 2 размещены поквартальные расчеты по каждому отдельно взятому налогоплательщику. Для удобства бланк разбит на блоки по 5 строк, в которые вносятся даты и суммы налоговых операций:

  • в строке 100 указывается число начисления заработной платы за текущий (закрытый месяц);
  • строка 110 — дата удержания налога, которая должна совпадать с датой начисления заработной платы;
  • в 120 строке указывается день, когда заработная плата с учетом налоговых отчислений перечисляется на банковский счет сотрудника;
  • строка 130 дублирует сумму начислений из строки 100;
  • строка 140 дублирует удержания из строки 110.
Образец заполнения разделов декларации 6-НДФЛ в 2018 году

Правильное заполнение и ошибки

 

Органы ФНС имею право провести камеральную проверку формы отчетности 6-НДФЛ в течение 3х месяцев, после сдачи документа. Для такой проверки используется сравнительный метод с аналогичными строками форм отчетности 2-НДФЛ. Сверяются контрольные суммы и корректное заполнение документа.

Если при заполнении отчетной документации были допущены ошибки или неточности, которые были обнаружены до сдачи отчета в налоговые органы, то можно подать заявку на корректировку 6-НДФЛ. В корректировку вносится только та информация, которая подлежит изменению,  а в титульном листе указывается номер соответствующей строки.

Если организация на протяжении квартала не производила каких-либо выплат, в налоговую сдается нулевая декларация, с прочерками во всех строках.

Если ошибки, допущенные в отчете 6-НДФЛ были обнаружены в процессе проверки их налоговыми органами, то каждая будет облагаться штрафу в размере 500 рублей согласно статье 126.1 Налогового Кодекса РФ.

Ошибками считаются:

  • неточности и искажения данных;
  • пропущенные категории заполнения;
  • помарки или грамматические ошибки;
  • неверные расчеты.

За несвоевременную сдачу отчетности по форме 6-НДФЛ в налоговые органы, также предусмотрены штрафные санкции. За каждый полный или неполный месяц просрочки штраф составит 1000 рублей в соответствии с пунктом 1.2 статьи 126 Налогового кодекса РФ. С 1 января 2016 года налоговые службы вправе при остановить все операции по банковским счетам, если расчет сумм НДФЛ не представлен в течение 10 дней после установленного срока.