Срок хранения СЗВ-М и СЗВ-СТАЖ

0
145

В организации все документы должны хранится определенное время. Сроки утверждены законодательством РФ. Например, у бухгалтерской отчетности разные сроки хранения. Их нарушение приводит к применению штрафных санкций. Необходимо учесть, с октября 2020 года начали действовать новые правила хранения документации. Какие сроки утверждены для документов персонифицированного учета? Разберем в статье подробнее.

Отчеты СЗВ-М и СЗВ-СТАЖ.

Срок хранения СЗВ-М в организации

Ежемесячно все работодатели, которые зарегистрированы в ПФР в качестве страхователей, обязаны сдавать отчет СЗВ-М. Он представляет собой сведения персонифицированного учета. В нем указывают данные сотрудников и других лиц, с которыми заключены такие виды соглашений:

  • трудовые договоры срочные и без срока действия;
  • договоры авторского заказа;
  • договоры об отчуждении исключительных прав;
  • соглашения на использование произведений литературы, искусства, науки;
  • договоры подряда и гражданско-правового характера (выполнение работ и оказание услуг);
  • другие виды соглашений.

В соответствии с ними работодатель обязан своевременно оплачивать в ПФР страховые взносы.

Страхователями могут быть;

  • индивидуальные предприниматели;
  • юридические лица;
  • обособленные подразделения иностранных и российских компаний;
  • лица, занимающиеся частной практикой.

Основное условие подачи отчета — использование наемного труда.

Если ИП в своей деятельности не использует труд наемных сотрудников, он освобождается от подачи отчета. Ему не надо сдавать СЗВ-М на себя.

В отчет включают всех сотрудников и лиц, которым выплачивают вознаграждение, если с ними на протяжении отчетного периода были заключены/расторгнуты или продолжали действовать трудовые соглашения. Также в СЗВ-М указывают учредителя, который выполняет функции директора. Даже без заключения с ним трудового договора.

Форма отчета утверждена Постановлением Правления ПФР №83п. Электронный формат — Постановлением №1077п. Форма содержит такие разделы:

  1. Реквизиты страхователя. В нем указывают сведения о работодателе. Прописывают его регистрационный номер в ПФР, КПП и ИНН. Для указания ИНН в бланке выделено 12 ячеек. Если его длина составляет 10 знаков, в оставшихся ячейках проставляют прочерки.
  2. Отчетный период. Указывают порядковый номер месяца, за который подают отчет. Например, при сдаче СЗВ-М за ноябрь 2020 года в строке прописывают «11» и «2020».
  3. Тип формы. В этом разделе указывают тип предоставляемых сведений. В строке прописывают код «исхд» (исходная), если отчет подают впервые, код «отмн» (отменяющая) — если отменяют поданные сведения, код «доп» (дополняющая) — если вносят дополнения в сданную исходную форму.
  4. Сведения о застрахованных лицах. В этом разделе прописывают данные сотрудников и лиц, которым выплачивают вознаграждение. В столбцах указывают ФИО, ИНН и СНИЛС.

ИНН может не быть у сотрудника. В этом случае в отчете его указывать не обязательно. СЗВ-М без ИНН примут без затруднений. Если в отчете отсутствует СНИЛС, его не примут.

СЗВ-М сдают до 15 числа месяца, следующего за отчетным.

Эти сроки утверждены Федеральным законом №27-ФЗ. За их нарушение установлен штраф в размере 500,00 рублей в отношении каждого застрахованного лица.

Способы сдачи отчета:

  • на бланке при визите в ПФР;
  • в электронном виде.

В соответствии с регламентом, утвержденным законом №27-ФЗ, на бланке могут подать отчет страхователи, у которых трудится менее 25 человек. В электронном виде — у которых работает более 25 сотрудников. За нарушение этого порядка страхователю грозит штраф в размере 1000,00 рублей.

В отчете указывают данные сотрудников, которые предварительно внесены в базу данных — личные карточки или карточки работников. В них содержится персональная информация. Срок ее хранения составляет 75 лет. Дело в том, что данные могут потребоваться ПФР для подтверждения трудового стажа сотрудника или его личности в любое время. Поэтому работодатель обязан хранить такую документацию так долго.

Также в при составлении отчета используют сведения, указанные в расчетных и платежных ведомостях по заработной плате, а также по лицевому счету. То есть, в бухгалтерских документах. Срок их хранения составляет 75 лет.

Отчеты СЗВ-М на бумажных носителях страхователи обязаны хранить не менее 6 лет. Такие же сведения в электронном виде (содержащие электронную подпись, имеющую юридическую силу) — не менее 75 лет. Эти правила указаны в Федеральном законе №48-ФЗ от 01.04.2019 года (новая редакция). После того, как срок хранения сведений персонифицированного учета истекает, документы можно уничтожить.

СЗВ-СТАЖ: срок хранения

СЗВ-СТАЖ — ежегодная отчетность о страховом стаже сотрудников и других лиц, которым выплачивают вознаграждение. Ее форма утверждена Постановлением Правления ПФР №507п от 06.12.2018 года. Предыдущая редакция Постановления утратила свою силу.

Также изменения в порядке заполнения СЗВ-СТАЖ были утверждены в сентябре 2020 года Постановлением ПФР №612П. Они вступают в силу с 13 октября 2020 г. СЗВ-СТАЖ в 2021 году надо сдавать с учетом этих изменений. Одним из них является новый код «ВИРУС». Его используют при заполнении сведений о медицинских сотрудниках, которые оказывают медицинскую помощь пациентам с коронавирусной инфекцией COVID 19 и подозрением на нее.

Тип формы отчета:

  • Исходная. Ее выбирают при первичной сдаче отчета.
  • Дополняющая. Она предназначена для внесения дополнений в уже сданные сведения.
  • Назначение пенсии. Ее выбирают при подаче формы в связи с выходом сотрудника на пенсию.

Нужную отмечают «Х».

Форма отчета состоит из таких разделов:

  1. Сведения о страхователе.
  2. Отчетный период.
  3. Сведения о периодах работы застрахованных лиц.
  4. Сведения о начисленных (уплаченных) страховых взносах на обязательное пенсионное страхование.
  5. Сведения об уплаченных пенсионных взносах в соответствии с пенсионными договорами досрочного негосударственного пенсионного обеспечения.

В первом разделе указывают данные работодателя. В строках прописывают его регистрационный номер в ПФР, КПП, краткое наименование и ИНН. Если длина ИНН составляет 10 знаков, в оставшихся двух ячейках проставляют прочерки.

Во втором разделе указывают год, за который подают отчет. Например, при подаче СЗВ-СТАЖ 2019 в строке прописывают «2019».

В третьем разделе, который представлен таблицей, указывают данные сотрудников и других лиц. Прописывают их ФИО полностью, СНИЛС. Указывают периоды работы, а также особые условия труда, дающие право на досрочный выход на пенсию. При этом используют специальные коды СЗВ-СТАЖ. При этом учитывают изменения 2020 года. Они внесены Постановлением ПФР в СЗВ-СТАЖ.

Четвертый и пятый разделы заполняют, если подают отчет в связи с выходом сотрудника на пенсию. При этом отмечают, были ли уплачены, начислены страховые пенсионные взносы.

В отчет включают сотрудников, с которыми в отчетном периоде были заключены/расторгнуты или продолжали действовать трудовые соглашения. Даже если при выходе сотрудника на пенсию был своевременно подан СЗВ-СТАЖ, его необходимо предоставить по итогам отчетного периода с учетом сотрудника, вышедшего на пенсию. Если этого не сделать, страхователю грозит штраф в размере 500,00 рублей в отношении каждого застрахованного лица.

СЗВ-СТАЖ подают ежегодно до 1 марта года, следующего за отчетным.

За несоблюдение сроков предоставления отчета утвержден штраф в размер 500,00 рублей за каждое застрахованное лицо, данные которого были сданы не вовремя.

СЗВ-СТАЖ, как и СЗВ-М, необходимо сохранять в архиве предприятия в течение определенного периода. Правила и сроки хранения такой документации одинаковые. СЗВ-СТАЖ на бумажном носителе хранят не менее 6 лет. В электронном виде — в течение 75 лет, так как документ имеет электронную подпись с юридической силой.

ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

Please enter your comment!
Please enter your name here